NECESITATEA PLANIFICĂRII

Un business plan de succes e un document care conţine prospecte noi şi descrie potenţialul companiei. El reprezintă un set de proiecte specifice. Spre exemplu un plan poate fi în căutarea fondurilor pentru acoperirea cheltuielilor asociate cu dezvoltarea şi marketing-ul unui produs nou. Sau poate fi utilizat pentru asigurarea unui credit bancar pentru producerea unui echipament.
Business planul, la fel ca şi materialele promoţionale şi de reclamă, ar trebui să aducă avantaje firmei prin modul său de alcătuire – adică prin organizarea, detalierea şi realismul lui.
Pentru a atinge aceste scopuri, business planul trebuie să fie următorul:
- să pună în discuţie planurile companiei pentru perioadele de scurtă şi de lungă durată
- să indice faptul că aceste scopuri pot fi atinse
- să demonstreze că realizarea planului va satisface cerinţele cititorului

Utilitatea Externă a Planului

Odată ce numărul oportunităţilor pentru finanţare şi alte tipuri de suport extern să lărgeşte, business planul devine un instrument al companiei pentru profitarea de aceste oportunităţi.
Finanţarea Bancară – băncile tradiţional nu au cerut business planuri formale de la aplicanţi pentru credite , bazându-se doar pe rapoartele financiare din trecut şi cele curente. Totuşi, problemele create de către eşuarea proiectelor de imobil şi creditele străine cu grad de risc ridicat de la sfârşitul anilor 80 şi încep anilor 90 au condus la faptul că bankerii să se îndoiască de modul lor de evaluare a potenţialilor debitori. Business planul a devenit, deci, un element favorabil în competiţia intensă de achiziţionare a fondurilor creditare. Bancherii doresc să ştie mai mult decât care este suma şi pentru ce vor fi utilizaţi banii, este foarte interesant de cunoscut dacă firma va supravieţui în caz de eşec şi dacă îşi va păstra capacitatea sa de achitare a creditelor, care e garanţia în caz de insolvabilitate, etc.
Fondurile de Investiţie
Investitorii privaţi şi firmele cu capital mixt de asemenea nu vor susţine o companie fără un plan scris. Spre deosebire de banchiri a căror interes principal este restituirea sumei împrumutate şi a dobânzilor respective, investitorii sunt interesaţi de profituri foarte înalte 25-60% anual, pe perioade de la 3 la 7 ani, pe lângă faptul că doresc să ştie cum îşi vor întoarce investiţiile efectuate într-o companie sau alta. Pentru a-şi atinge scopurile sale investitorii urmăresc într-un business plan următoarele:
- înregistrările companiei, piaţa, executanţii cheie;
- probabilitatea atingerii prognozelor;
- unicatul produsului şi a tehnologiei sale;
- calitatea managementului.
Business planul de asemenea este cerut în cazul realizării alianţelor strategice, fuziunilor, relaţiilor dintre client şi distribuitor.

Utilitatea internă a Planului

Business Planul este un instrument de management foarte important. El împuterniceşte managementul să planifice creşterea companiei şi să anticipeze schimbările într-un mod bine structurat. Executivii uneori argumentează faptul că este fără folos compunerea unui BP deoarece piaţa se schimbă atât de repede încât planul foarte repede se învecheşte. În timp ce este adevărat faptul că schimbările sunt, şi se întâmplă pe parcursul evoluţiei firmei, procesul de pregătire a BP e cel puţin la fel de important ca şi însăşi planul. El face ca managementul să managementul să analizeze business-ul în detaliu şi să să-şi stabilească scopurile sale în concordanţă cu BP. El de asemenea stabileşte anumite etaloane în baza cărora poate fi monitorizată evoluţia firmei în timp. Elementul cel mai important al BP e faptul că el supune întregul colectiv managerial aceluiaşi scop. BP de asemenea este un document util pentru companiile cu multiple locaţii şi operaţiuni.
Top managementul poate monitoriza BP nu doar pentru a fi siguri că planificarea formală are loc, dar şi pentru determinarea dacă planurile finisate corespund cu scopurile financiare şi de piaţă de lungă durată.

PROCESUL BUSINESS PLANULUI

Atunci când vorbim despre BP un lucru poate fi spus cu certitudine, ele vin în diferite forme, mărimi, şi conţinut. Dar toate BP au anumite scopuri în comun. ele trebuie să descrie produsul sau serviciul care trebuie să fie vândut şi piaţa pe care trebuie să fie vândut, sau să descrie cum va fi produs bunul dat sau cum va fi prestat serviciul, dacă vorbim despre servicii. Dacă planul e intenţionat pentru utilizare externă, el de obicei va descrie cine este implicat în companie, câţi bani sunt necesari, cum aceste fonduri vor fi cheltuite, şi cel mai important, cum îşi vor restitui banii alocaţi investitorii, şi când această restituire va avea loc.
Toate BP trebuie să conţină aceste elemente expuse într-un mod cât mai clar, concis şi desigur convingător. Având în vedere că toate planurile trebuie să trebuie să aibă aceste atribute comune, este important să ne pregătim bine înainte de procesul de compunere a BP. Sunt patru etape importante de pregătire pentru elaborarea BP:
1. Colectarea Informaţiei
2. Stabilirea Schemei Planului
3. Determinarea Tipului de Plan
4. Împărţirea Resposabilităţilor

Colectarea Informaţiei
BP sunt efective sau nu în mare măsură datorită datelor pe care se bazează, iar datele trebuie să fie veridică şi obiectivă.
Informaţia esenţială e compusă din:
a. numele exact al întreprinderii, adresa, data şi forma de organizare juridică, statele în care firma are dreptul să efectueze afaceri.
b. structura juridică
c. resumeurile fondatorilor şi managerilor cheie
d. statisticile de piaţă, incluzând dimensiunile pieţei, tendinţele recente de creştere, numele participanţilor majori, factori determinanţi, pozitivi şi negativi care pot afecta creşterea de pe viitor
e. numele competitorilor, cu cât mai multă informaţie posibilă despre fiecare din ei, incluzând vânzările lor, profiturile, tehnicile de marketing şi de vânzare, tendinţele recente în vânzări
f. date despre costul muncii şi a materialelor de producţie
g. articole de gazetă sau magazine despre afacerea dată şi despre industria dată.
h. numele clienţilor potenţiali
i. furnizorii principali, şi termenele de furnizare
j. informaţie R&D, incluzând proiecte ce se desfăşoară, şi sunt planificate.
k. regulamente şi legi care ar putea afecta business-ul, atât positiv cât şi negativ.
l. info despre brevete, mărci comerciale şi copyright.

Schema Planului

BP trebuie să fie organizat în secţiuni bine definite. De obicei planurile au secţiuni separate, care pun în discuţie strategia companiei, produsul sau serviciul, planurile de marketing şi de vânzare şi desigur informaţia financiară.
Crearea unei scheme bune impune pe executivi să ajungă la anumite decizii care va repartiza ce şi unde se va afla în plan. Spre exemplu nu trebuie să fie mixate în acelaşi compartiment atât descrierea pieţei produsului cât şi descrierea produsului ca atare.
Un exemplu ar Schemei Planului ar fi:
I. Sumar Executiv
II. Compania
III. Pieţe şi Competiţia
IV. Produsul sau Serviciul. Descriere şi Analiză
V. Vânzarea
VI. Producerea
VII. Informaţia Financiară
VIII. Normative şi oraruri
IX. Diverse anexe.

Determinarea tipului de plan

Persoanele care alcătuiesc BP pentru prima dată deseori se întreabă, cât de mare şi de detaliat ar trebui să fie planul???. De fapt regul exacte nu există în privinţa acestui fapt. Lungimea planului va depinde în mare măsură de ceea ce dorim să atingem si cât de complexă sau sofisticată va fi activitatea firmei noastre. La general vorbind există 3 tipuri de BP:
1. Plan sumar – e utilizat de executivi în cazul dorinţei de redeschidere a unei lini de credit pentru a obţine un nivel redus de fonduri. Ex. Dacă avem nevoe de $100.000 pentru a dezvolta un produs nou pe o piaţă existentă – ne putem expune planul în 10-15 pagini. Acest tip de plan poate servi drept un plan de testare a mediului investiţional, şi în cazul unei situaţii favorabile, poate fi compus un plan mult mai detaliat. Planul dat trebuie mai mult să arate potenţialilor finanţatori că noi ne-am făcut temele şi înţelegem piaţa.
2. Business Plan Complet – e compus din 20-40 de pagini şi descrie operaţiunile companiei şi proiectele în detaliu. Acest tip de plan este cerut în cazul în care cantitatea de fonduri necesare e mult mai mare, spre exemplu $ 5 mln pentru fondarea unei companii Hi-Tech de producţie.
3. Business Plan Operaţional – pentru companii care sunt bine fondate, şi e un plan care poate fi o ghid important pentru top-manageri. El de asemenea asigură faptul ca managerii să înţeleagă bine direcţia companiei şi rolul lor în atingerea scopului companiei. Din necesitate BP organizaţional trebuie să fie desfăşurat – 100 pagini. Cu cât conţine mai multe detalii, cu atât e mai mult probabil ca managerii individuali să-şi înţeleagă rolul lor în atingerea scopurilor întreprinderii.

Repartizarea Responsabilităţilor

BP poate fi pregătit în mai multe feluri. O abordare generală este pentru conducerea fiecărei arii de management – adică marketing, vânzări, producţie. Managerul principal revizuieşte schiţele, discută cu managerii şi ajustează materialul. O altă abordare este ca top managerul să compună un copie preliminară completă a planului care mai apoi este distribuită la ceilalţi manageri din top management pentru a fi revizuit şi modificat în dependenţă de intenţiile managerilor pe fiecare specializare. O abordare care nu este susţinută în practica elaborării BP este desigur angajarea consultanţilor din exterior. Această idee poate semăna cu o idee care ar economisi timp util pentru alte activităţi, însă un expert financiar care va citi planul dat poate uşor diferenţia planul compus de consultanţi şi de obicei BP dat e sortit eşecului. Investitorii potenţiali au nevoie de un BP adevărat, şi nu de sugestiile unor outsideri.

SUMARUL EXECUTIV

Cea mai importantă secţiune a BP destinată outsiderilor reprezintă SE. Dacă Sumarul dat sugerează un business promiţător pentru investiţie sau pentru împrumuturi, experţii vor citi mai departe. Informaţia esenţială e lipsită de valoare dacă e ascunsă undeva într-o seţiune posterioară, până la care cititorul poate nici să nu ajungă.
Mai întâi de toate e important de reţinut că aceasta nu trebuie să reprezintă o prefaţă a BP, si trebuie să fie o versiune a BP foarte scurtă. Deci SE reprezintă cea mai concisă formă a BP.
Un SE efectiv descrie toate elementele cheie ale BP în 2 pagini sau mai puţin. El trebuie să includă următoarele informaţii esenţiale:
1. O sinopsă a strategiei companiei pentru succes.
2. O descriere succintă a pieţei (de rând cu ingredientele pentru succes care fac compania noastră deosebită pe piaţă dată).
3. O descriere succintă a produsului sau serviciului
4. O descriere succintă a calificării echipei de management care ar aduce succes companiei (trebuie de inclus şi o descriere a contribuţiei echipei date la alte afaceri încununate de succes).
5. Un sumar al datelorr financiare din trecut şi a celor prognozate, la fel ca şi venitul anual şi venitul net pentru ultimii 5 ani.
6. O estimare a sumei de fonduri necesare şi o declaraţie despre modul în care vor fi utilizaţi banii.

COMPANIA, STRATEGIA & ECHIPA DE MANGEMENT

Fiecare companie are un trecut şi o strategie. O companie care recent a fost formată de asemenea îşi are trecutul formării sale. Secţiunea BP care se referă la companie, strategie şi echipa de management permite executivilor să descrie forţele motrice ale businessului. Întrebările ce trebuie răspunse în secţiunea dată sunt foarte complicate dar şi valoroase.
Trecutul, prezentul şi viitorul
Este important pentru oricine să-şi înţeleagă trecutul firmei şi starea curentă pentru a putea proiecta viitorul. Secţiunea dată e împărţită în 3 părţi: istoria, starea curentă, viitorul – parte care e cel mai dificil de descris. Cel mai important element în descrierea direcţiei viitorului companiei este ca el să aibă sens în condiţiile trecutului şi a prezentului. Spre exemplu o creştere cu 20% timp de 3 ani a vânzărilor pe viitor este irelevantă în cazul în care în 10 ani precedenţi volumul vânzărilor nu a atins măcar o creştere cu 10% anual.

Strategia
Reprezintă o înţelegere şi descriere a abordării la general a producţiei şi vânzării produselor şi serviciilor de către companie. Strategia poate fi descrisă în termeni de principii de bază sau filosofice. Termenii descriptivi utilizaţi nu sunt la fel de importanţi ca si procesele de gândire şi considerare ce stau la baza ideilor exprimate. Strategie e baza în care alte activităţi ale companiei – adică marketingul, producţia, vânzările, şi alte funcţii, sunt organizate şi concepute.

Echipa de Management şi Descrierea ei
Înainte de acceptarea investirii sau acordării împrumutului potenţialii finanţatori deseori cercetează detaliat fiecare membru din echipa de management. Deci BP trebuie să descrie cum e organizată firma noastră, care sunt datoriile şi responsabilităţile fiecărui individ. O schemă a structurii organizaţionale este utilă
Tot aici e valoroasă efectuarea unei sinteze a trecutului fiecărui manager, şi prezentarea resumeurilor.

PIAŢA

Secţia de marketing reprezintă în cele mai dese cazuri următoarea secţiune care va fi analizată de potenţialii finanţatori după Sumarul Executiv.
Deoarece Marketingul afectează toate părţile companiei – de la designul produsului până la finanţe, această secţiune a BP trebuie să convingă potenţialii investitori că există piaţă pentru produsele sau serviciile noastre, şi că noi înţelegem forţele pieţei care ne afectează compania.

Identificarea Pieţei
Secţiunea de MK a BP trebuie să înceapă cu descrierea pieţei companiei noastre. Această înseamnă răspunderea la un şir de întrebări:
1. Ce e piaţa?
2. Cât de mare e piaţa?
3. Care sunt tendinţele pieţei?
4. Care e competiţia?

Înţelegerea Pieţei
În afară de prezentarea componenţei şi organizării pieţei, executivii trebuie să dea dovadă de înţelegere a dinamicii cheie a pieţei. Aceasta de asemenea poate fi interpretată prin intermediul unor întrebări:
1. Ce motivează decizia de cumpărare?
2. Cum e segmentată piaţa?
3. Cum produsul sau serviciul nostru va fi poziţionat pe piaţă?
4. Care va fi strategia noastră de apărare?
5. Care este poziţia potenţialilor consumatori ai producţiei noastre?
PRODUSUL SAU SERVICIUL

BP noustru ar trebui să descrie complet şi concis produsele sau serviciile noastre şi să explice cum ele sunt produse. Descrierea noastră ar trebui să ofere finanţatorilor potenţiali idei despre modul în care produsul nostru diferă de acelea ale competiţiilor. Investitorul potenţial trebuie să fie convins că noi oferim ceva mai eficient şi mai bun decât competiţia noastră. Această secţiune de asemenea trebuie să convingă investitorii potenţiali că noi vom face ceea ce spunem că vom face cu privire la producţie. Ei trebuie să fie siguri că compania noastră poate produce produsul sau serviciul descris la timp, cu calitate înaltă şi la costurile anticipate.

Prezentarea Produsului
Dacă am creat deja prototipul produsului trebuie de inclus o fotografie al lui. Dacă este mic şi nu prea costisitor - precum un bun alimentar sau al bun de consum - am putea include şi o mostră. Dacă produsul încă nu a fost conceput ar trebui să includem cel puţin o diagramă conceptuală. Dacă produsul sau serviciul e derivat de la o tehnologie noua sau o aplicaţie inovativă a unei tehnologii existente, ar trebui să explicăm această în detaliu.
Descriind produsul nostru e important de ţinut în minte faptul că majoritatea investitorilor şi bancherilor nu sunt oameni de şitiinţă.

Elemente ce ţin de Dezvoltarea Produsului
Acest compartiment trebuie abordat din următoarele puncte de vedere:
1. Descrierea detaliată a cerinţelor R&D
2. Descrierea dependenţei de alte tehnologii de ultimă oră
3. Menţionarea tehnologiilor competitive
4. Explicarea unde produsul sau serviciul va conduce compania
5. Descrierea modalităţilor de protejare a bunului odată lansat pe piaţă.

Producerea şi Alte Operaţiuni
Aici e necesar de menţionat cum noi vom produce bunul sau cum vom presta serviciul dat. Aceasta înseamnă că ar trebui să răspundem la următoarele întrebări:
1. De cât spaţiu de producţie e nevoie?
2. Ce tipuri de echipamente vor fi necesare?
3. În ce încăpere vom produce bunul/presta serviciul?
4. Sânt oare procese critice care nu au fost dezvolate?
5. Sunt oare unele detalii sau materiale care sunt dificil de obţinut şi sunt costisitoare în timp?
6. Sunt oare detalii care pot fi obţinute de peste ocean?
7. Sunt oare detalii sau materiale care sunt disponibile dintr-o sursă unică?
8. Care sunt sursele de suport pentru aceste materiale?
Tot aici ar trebui să includem şi costurile de producţie, destulă informaţie pentru a convinge potenţialii investitori că noi înţelegem că costurile noastre vor fi la diferite nivele de producţie, explicaţii ale posibilelor planuri de reducere a costurilor de producţie.

Alte elemente de menţionat la secţiunea Produs/Serviciiu sunt Controlul calităţii, Serviciile Post-vânzări, Reglementările guvernamentale tangenţiale noului proces de producţie, noului produs sau serviciu, Definirea costurilor de producţie – costurilor R&D, producţie, control al calităţii, asigurare, şi alte aspecte

VÂNZAREA ŞI PROMOVAREA

Vânzările şi promovarea sunt analizate separat de MK deoarece ele sunt lucruri diferite, vânzarea include diferitele eforturi de convingere a consumatorilor să procure producţia noastră.
Nici un aspect al businessul-ui nu e mai important decât determinarea cum vor fi efectuate vânzările. Fără vânzări nu există business-un, indiferent cât de bună este producţia, cercetarea de marketing, etc. Descrierea procesului de vânzare trebuie să cuprindă trei aspecte – metodele de vânzare- adică canale şi metode de distribuţie, ajutorarea vânzătorilor, promoţia agresivă.

INFORMAŢIA FINANCIARĂ

Secţiunea financiară a BP e scrisă ultima, după ce au fost asamblate datele privitoare la costuri si venituri potenţiale. Cantitatea şi tipul de informaţie financiară necesară pentru BP nostru depinde în mare măsură de stadiul de dezvoltare al companiei şi de care sunt obiectivele planului. Companiile mai mature, vor avea la dispoziţie mai multe date istorice şi de aceea rapoartele sale financiare trebuie să fie mai complete. Pentru o companie care necesită fonduri pentru acoperirea unor datorii, planul ar trebui să descrie la general tipul şi volumul de finanţare cerut.
Ar trebui să fie stresat faptul că planificarea financiară utilizată în BP este esenţială pentru toate companiile. Procesul de asamblare a previziunilor financiare ajută executivii să fie în stare să sesizeze mai devreme atât problemele potenţiale cât şi ariile de oportunitate.

Cererea de Finanţare
Companiile care urmăresc obţinerea unor fonduri, trebuie să includă în cadrul compartimentului IF cererea de finanţare . Aceasta trebuie să exprime câţi bani avem nevoie, de ce avem nevoie de bani, şi ce vom face cu ei. În timp ce cererea de finanţarea vine de obicei în secţiunea întâia datele sale se măresc considerabil de pe urma rapoartelor financiare care urmează a fi analizate. De aceea trebuie de avut în vedere:
1. să fim consistenţi
2. să fim flexibili în ceea ce priveşte suma cerută
3. să indicăm cum va fi afectată structura de capital
4. să descriem planuri financiare adiţionale
5. să monitorizăm datoria
6. să descriem necesităţile pe viitor.

Rapoartele Financiare
Rapoartele financiare ale companiei sunt baza secţiunii financiare a BP. Pregătirea acestor rapoarte necesită expertiză în finanţe şi contabilitate. Următoarele consideraţii sunt importante pentru elaborarea acestor rapoarte:
1. Restricţiile temporare
2. Previziunile prognozate
3. Previziuni de vânzări
4. Costurile vânzărilor
5. Inventarul
6. Creanţele
7. Banii
8. Acţiuni simple şi preferenţiale
9. Investiţiile
10. Proprietatea şi deprecierea
11. Datoria şi cheltuielile privitor plăţi dobânzilor
12. Datorii creditoare
13. Cheltuieli de MK
14. Costurile de R&D
15. Cheltuieli generale şi administrative
16. Taxe pe venit
17. Analiza senzitivităţii

În urma analizei rapoartelor financiare experţii financiari vor determina dacă întreprinderea va putea în ultimă instanţă să le aducă avantaje.






COMBINAREA TUTUROR DATELOR

La momentul dat al procesului de pregătire a BP trebuie să fim gata să exprimăm toate lucrurile sus menţionate în forma lor finală. Întreaga noastă echipă trebuie deja să aibă datele organizate în sub formă de maculatoare, schiţe.
Următoarele noastre acţiuni sunt:
Rescrierea extensivă – Mulţi executivi sunt obosiţi de procesul de scriere, din cauza schiţelor lor iniţiale care sunt prost organizate. E important de ţinut în minte că cele mai bune scrieri vin din rescrierile extensive. Chiar şi cei mai experimentaţi profesionişti rescriu de mai multe ori varianta BP înainte de prezentarea variantei sale finale. Cel mai bine e ca scrierea finală să fie amânată pentru o săptămâna sau 2-ă. Iar atunci când reluăm scrierea BP problemele lui vor fi mai evidente.
Consultarea opiniei unui outsider – schiţa BP ar trebui să fie analizată de cel puţin 2 părţi independente, pentru a elimina posibile deficienţe ce din anumite motive nu au fost observate de noi.
Tendinţa spre detalii – BP nostru trebuie să prezinte cât mai multe detalii, dar detali în care poate fi cel mai mult interesat cititorul. Trebuie definite anumite priorităţi care în BP sunt expuse conform secvenţei lor logice.
Considerearea mai multor versiuni ale BP - pentru a asigura un spaţiu de mobilizare a opţiunilor noastre cu cerinţele potenţialilor investitori.
Pregătirea unei prezentări orale- Dacă BP nostru reuşeşte să convingă outsiderii că business – ul nostru are un viitor solid, ei vor dori să ştie mai multe. În acest cazul dat ei vor dori să se întâlnească cu executivii cheie şi să-i întrebe mai multe întrebări referitoare la proiect. Pentru aceasta se pregăteşte o prezentare succintă de 15-30 minute – pentru a suma planul şi a face cunoscută echipa de management. Această prezentare trebuie să fie atent structurată. Trebuie să fie pregătite schiţe sau chiar scenarii ale discuţiilor. Slide-uri sau transparente de asemenea ar trebui incluse în prezentare.
Drept concluzie aş putea spune că trebuie să ţinem minte faptul că activitatea bancară, investiţia, achiziţia şi alte relaţii ce se dezvoltă din BP nu sunt asemenea căsătoriilor. În cazul dat BP e mai mult ca o primă întâlnire, iar prezentarea şi întâlnirile ce vor urma sunt o parte componentă din procesul de a face curte. Dacă noi prezentăm BP nostru cât mai bine, mai atractiv în perioada de curte, perspectiva noastră pentru un mariaj fericit şi productiv mai târziu este mărit considerabil.